El tiempo dedicado a reuniones se ha incrementado el 252%. El número de reuniones semanales en un 153%
El teletrabajo ha traído consigo un fenómeno paradójico: el exceso de reuniones. Se organizan tantas reuniones para resolver problemas durante el día, que al final el problema real es la reunión misma, que quita tiempo para resolver problemas verdaderos.
Un estudio de la consultora laboral Otter.ai, señala que las grandes empresas desperdician 100 millones de dólares al año en reuniones innecesarias, lo que supone un grave problema para la productividad de sus trabajadores que, con tanta reunión, no tienen espacio para hacer su trabajo.
Nueva situación laboral, nuevos métodos de gestión. El informe Work Trend Index de 2023 realizado por Microsoft muestra un aumento del 252% en el tiempo dedicado a reuniones, y el número de reuniones semanales creció un 153%. Para hallar una causa en ese aumento debemos analizar los datos de “percepción” de productividad de los trabajadores y de los gerentes que se recogen en ese mismo informe.
El 81% de los trabajadores dice que es importante que sus jefes les ayuden a priorizar su carga de trabajo, pero solo el 31% de los trabajadores afirma recibir orientación clara en reuniones individuales sobre cómo hacerlo.
Por su parte, el 74% de los gerentes dice que una mayor orientación sobre cómo priorizar su propio trabajo ayudaría a su rendimiento, pero el 80% de los gerentes confirma que se beneficiarían personalmente de una mayor claridad por parte de la alta dirección sobre cuales deben ser sus prioridades.
Es decir, los trabajadores son conscientes de que sus gerentes deben seguir coordinando sus trabajos, pero la mayoría no recibe esa información, mientras que los gerentes admiten que no se han sabido adaptar a la nueva realidad laboral y no saben ni organizar sus tareas ni comunicarlas a los miembros de sus equipos.
Teletrabajar es fácil si sabes cómo. Esa pérdida de control sobre qué está haciendo el trabajador en cada momento es la que ha motivado a los directivos y gerentes a defender el regreso a la oficina. Es mucho más fácil mantener las viejas costumbres de supervisión basadas en la presencialidad, aunque en realidad sean perjudiciales para la empresa.
Los datos del estudio de Microsoft indican que los gerentes no han sabido adaptar su forma de gestión como los trabajadores han cambiado su forma de trabajar con nuevas herramientas y canales de comunicación. Por eso convocan reuniones innecesarias para controlarlos y evaluarlos, ocupando el tiempo de su trabajo en el calendario de sus trabajadores.
De la microgestión a trabajar por objetivos. Una de las ventajas del teletrabajo, además del ahorro económico y de emisiones de gases contaminantes, es que los trabajadores toman el control de su tiempo y pueden tomar decisiones, resolver problemas o innovar. Pero para eso, es necesario darles la suficiente confianza en sus capacidades y no apoyarse en las viejas costumbres de la microgestión.
El informe de Microsoft revela que el 87% de los trabajadores dicen que son productivos en el trabajo, y lo confirman las mediciones de productividad en aumento de Microsoft 365. En cambio, solo el 12% de los gerentes afirma tener plena confianza en la productividad de sus equipos.
No solo no se trabaja, se enferma. El exceso de reuniones no es un problema que solo afecte a la gestión del tiempo (y al dinero) de empresas y trabajadores. Ya se ha convertido en un problema de salud con nombre propio: Fatiga de Zoom.
Las reuniones excesivas provocan estrés, agotamiento, frustración, ansiedad, pérdida de concentración, disminución de la creatividad y deterioro de la salud mental y física. El cerebro humano no está acostumbrado a interactuar a través de una pantalla y no es capaz de detectar los microgestos y el lenguaje no verbal, perdiendo eficiencia en la comunicación.
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